Chuyển đổi số toàn diện, tối ưu vận hành, thắt chặt quản trị rủi ro trong tài chính

Với hơn 30 năm phát triển ở vị thế là một trong những doanh nghiệp bảo hiểm uy tín hàng đầu tại Việt Nam, năm 2024 Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Petrolimex (PJICO) đang có những bước chuyển mình mới. Gần đây, PJICO đã ra mắt bộ nhận diện thương hiệu mới hướng tới kỷ niệm 30 năm ngày thành lập với thông điệp “Phụng sự từ tâm” phản ánh triết lý của công ty: Mỗi hành động, mỗi dịch vụ mà PJICO thực hiện đều xuất phát từ trái tim chân thành. PJICO cũng công bố kết quả kinh doanh sơ bộ 6 tháng đầu năm 2024 với tổng doanh thu ước đạt 2.546 tỷ đồng, hoàn thành 53,4% kế hoạch năm 2024.

Sau khi đã thực hiện thành công tái cơ cấu mô hình tổ chức nhằm phù hợp với quy mô doanh thu và năng lực tài chính hiện tại, PJICO đang tăng tốc triển khai các bước trong lộ trình chuyển đổi số giai đoạn 2023-2028 với mục tiêu trở thành doanh nghiệp bảo hiểm top đầu Việt Nam hoạt động, vận hành bền vững - an toàn - hiệu quả trên nền tảng số; qua đó nâng cao trải nghiệm khách hàng, đem đến sự gắn kết và tăng cường cơ hội kinh doanh.

Trong bài toán về vận hành, quản lý hoá đơn nói riêng, hiện nay, PJICO thường xử lý số lượng hóa đơn đầu vào lên tới hơn hàng ngàn hóa đơn mỗi ngày. Đứng trước thách thức cải thiện vận hành, PJICO đã xây dựng kế hoạch chuyển đổi số toàn diện khi triển khai tự động hóa quy trình kiểm soát và lưu trữ hóa đơn đầu vào kết hợp với quy định quản lý tài chính triệt để áp dụng hình thức thanh toán không tiền mặt.

Theo bà Phạm Thu Hiền - Kế toán trưởng Tổng Công ty cho biết: “Lý do và mục tiêu khi thực hiện dự án cho phần quản lý hoá đơn đầu vào của PJICO là nâng cao năng suất lao động, quản trị tốt rủi ro về hóa đơn đầu vào, đồng thời chứng minh các bước tiến của Tổng công ty trong xu thế chuyển đổi số thể hiện sự minh bạch, an toàn và hiệu quả trong kinh doanh mang đến sự an tâm cho khách hàng và cán bộ nhân viên Tổng Công ty”.

PJICO đã ứng dụng công nghệ tự động hóa bằng robot ảo (RPA) akaBot phát triển bởi FPT IS trong quy trình xử lý hóa đơn. Công nghệ lõi RPA của nền tảng bao gồm các trợ lý ảo có khả năng mô phỏng và học tập các thao tác của con người trên máy tính, từ đó tự động hóa tác vụ và giải phóng nhân viên khỏi các thao tác thủ công. Để đáp ứng nhu cầu tự động hóa các nghiệp vụ phức tạp và toàn diện hơn, giải pháp akaBot còn được liên tục tích hợp các công nghệ nâng cấp robot như: trí tuệ nhân tạo (AI); xử lý dữ liệu thông minh (IDP); trích xuất văn bản bằng hình ảnh (OCR) hoặc máy học (Machine Learning).

Với giải pháp này, PJICO hướng đến mục tiêu chuẩn hóa quy trình kiểm soát hoá đơn, vận hành, quản lý tối ưu hơn. Các hoá đơn được kiểm tra kỹ các điều kiện trước khi thực hiện thanh toán, giảm các rủi ro về mặt tài chính, pháp lý. Đồng thời, hóa đơn sẽ được lưu trữ theo quy chuẩn trên hệ thống của PJICO để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Tiết kiệm 80% thời gian khi tự động hóa quản lý hóa đơn với akaBot

Ngày 17/6/2024, PJICO đã chính thức đưa akaBot vào sử dụng trong quy trình kiểm tra và lưu trữ hóa đơn đầu vào. Trước đây, một quy trình xử lý hóa đơn truyền thống thường tại PJICO có thể lên tới 7 bước, bao gồm cả việc nhân viên nghiệp vụ lẫn kế toán nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp, kiểm tra tình trạng, tải hóa đơn lên hệ thống và lập đề nghị thanh toán/lập phiếu chi.

Giải pháp tự động hóa từ FPT IS thay thế toàn bộ công việc thủ công hiện tại. Nhân sự các phòng ban chỉ cần gửi email có chứa hóa đơn cho robot. Các trợ lý ảo akaBot với khả năng trích xuất văn bản bằng hình ảnh (OCR) sẽ thực hiện hoàn toàn tự động từ khâu trích xuất nội dung và các trường thông tin, kiểm tra tính hợp pháp hóa đơn, phát hiện trùng lặp trong hệ thống, rà soát phương thức thanh toán, cập nhật trạng thái hoá đơn và lưu trữ chứng từ theo đúng cú pháp.

Sau thời gian ngắn triển khai, với việc đưa hệ thống đi vào vận hành đã giúp thời gian xử lý mỗi hóa đơn từ trung bình 15 phút giảm xuống chỉ còn 3 phút - tương đương với tiết kiệm 80% thời gian xử lý quy trình. Điều này giúp PJICO tiết kiệm 6.000 giờ lao động mỗi tháng của đội ngũ nhân viên, đồng thời giảm thiểu mức độ sai sót tới 99,9%, giúp nâng cao năng suất lao động theo đó nâng cao thu nhập cho người lao động.

Công cuộc chuyển đổi số của PJICO có khối lượng lớn quy trình và mức độ phức tạp cao, tuy nhiên Tổng Công ty am hiểu rõ về những thách thức, quy trình cần được ưu tiên xử lý và đã đạt được hiệu quả cao ở giai đoạn đầu. Ông Bùi Đình Giáp - Giám đốc Điều hành akaBot, FPT IS chia sẻ: “Mục tiêu của akaBot không chỉ là đồng hành cùng PJICO trong việc tự động hoá, tối ưu hoá vận hành mà còn nâng cao khả năng phân tích, quản trị và dự báo cho các phòng ban”.

Theo nội dung “Tự động hóa thông minh trong ngành bảo hiểm” của Deloitte (2023), xu hướng ứng dụng RPA, AI và công nghệ liên quan như IDP, Machine Learning đang được phần lớn doanh nghiệp tài chính - bảo hiểm ở Đông Nam Á đưa vào chiến lược chuyển đổi số. Không đứng ngoài cuộc đua, trong thời gian tới, PJICO sẽ tiếp tục mở rộng quy mô ứng dụng tự động hóa thông minh vào nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau, đặt mục tiêu số hóa hoàn toàn hoạt động với sự hỗ trợ của FPT IS.

Cùng với năng lực triển khai giải pháp về tự động hóa nói riêng và kinh nghiệm chuyển đổi số trong 30 năm, FPT IS cam kết song hành cùng doanh nghiệp ngành bảo hiểm trong công cuộc giải các bài toán liên quan đến vận hành, bảo mật, tăng trải nghiệm khách hàng, tăng tốc kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Bích Đào